SEGUIMIENTO

Objeto Protocolo de Aseguramiento de la Información

Con el fin de garantizar la confiabilidad y la continuidad de la información entre la Oficina Consejería Presidencial para las Regiones y los Enlaces y Viceversa se ha diseñado un sistema redundante que consiste en un medio principal (Modulo de Tareas SIGOB, posterior a unas mejoras de carácter técnico que se están implementando), soportado en un medio alternativo que es el correo electrónico

Las mejoras al sistema garantizaran que las actualizaciones de las Tareas sean realizadas directamente en el sistema por los enlaces y la labor de seguimiento de la Oficina Consejería Presidencial para las Regiones relacionada al ingreso de actualizaciones en el sistema se enfocará en la supervisión de la calidad de la información. Para el caso de los enlaces que por algún motivo no tenga acceso al sistema, las actualizaciones pueden enviarla en formato Excel a la Oficina Consejería para las Regiones vía correo electrónico, siguiendo la Metodología descrita a continuación.

Para los asuntos de alta prioridad que no dan espera se utilizaran las comunicaciones telefónicas y vía Fax

Metodología

Para el envío y recibo de información, se utilizará la modalidad de “Memos Remisorios”

Todo Memo Remisorio deberá ser identificado con un consecutivo

Los Memos emitidos por la Oficina Consejería para las Regiones (CPR) serán suscritos por el Consejero Presidencial para las Regiones.

Si se emite el Memo CPR-E-0001 de la Oficina Consejería Presidencial para las Regiones a los Enlaces con el fin de solicitar información sobre las tareas pendientes para el Consejo Comunal que se llevará a cabo el próximo sábado 31 de marzo/07, la identificación de dicho documento -CPR-E-(Consecutivo)- y se entenderá como:

• CPR es la sigla que corresponde a “Consejería Presidencial para las Regiones”
• E es la sigla que corresponde a “Enlaces”
• 0001 y subsiguientes corresponde al consecutivo en comunicaciones que iremos utilizando a partir de la primera comunicación

Si posterior al Memo CPR-0001 se emite otro Memorando dirigido específicamente al Enlace del Ministerio de Minas para solicitar información sobre el total de las tareas pendientes responsabilidad del Ministerio de Minas, la identificación de dicho documento será: CPR-MMin-0002

Las respuestas de los Enlaces a los Memos emitidos por la Oficina Consejería Presidencial para las Regiones deberán devolverse vía correo electrónico, escribiendo en el asunto: “Respuesta a 07CPR-0001” Para los casos en que los Enlaces actualicen la información directamente en el sistema, el email de respuesta deberá resumir aquellas tareas actualizadas haciendo referencia al Código de la Tarea. Para los casos en que los Enlaces no tengan acceso al Sistema, deberán enviar el anterior email de respuesta y adicionalmente anexar el archivo en Excel debidamente actualizado para las tareas bajo su responsabilidad.

Si por ejemplo, el enlace del Ministerio de Ambiente quiere emitir una comunicación que sea de carácter DIFERENTE a la respuesta de algún Memorando recibido de la Oficina Consejería Presidencial para las Regiones, la identificación de dicho documento será: M.Amb-CPR-070322 y se interpretará como:

• M.Amb: Sigla correspondiente a Ministerio de Ambiente
• CPR- Sigla correspondiente a “Consejería Presidencial para las Regiones”
• 070322-Corresponde a la fecha de envío (año-mes-día) y hará las veces de consecutivo para este tipo de correspondencia entrante a la Oficina Consejería Presidencial para las Regiones

Todo documento recibido ya sea en la Oficina Consejería Presidencial para las Regiones o por los Enlaces se le deberá acusar recibo vía correo electrónico, haciendo referencia a la identificación del documento.